Wanneer was dat eigenlijk, de laatste keer dat je je mailbox opschoonde? Als je even moet nadenken: geen zorgen, je zit in goed gezelschap. Als je er hardop om moet lachen: ook.
Je kent hem vast wel: de inbox met 40.212 ongelezen berichten. Niet omdat je onverschillig bent, maar omdat er ergens in 2019 een moment was waarop opruimen even niet paste. En daarna nooit meer.
Het meldingenritueel
Het begint altijd onschuldig. Op een dinsdagochtend verschijnt er een melding: “Je opslag is bijna vol.” Je klikt hem weg. Twee weken later komt hij terug, iets dringender. Uiteindelijk doe je wat iedereen doet: je koopt een beetje extra opslag bij. Een paar euro per maand, wie let daar nou op?
Het lastige is niet het bedrag. Het lastige is dat het went. Extra opslag voor de mail, een ander abonnement voor bestanden delen, weer een ander voor videobellen, en ergens een tool die je alleen nog gebruikt omdat een collega hem gebruikt. Ieder ding op zich is redelijk. Samen vormen ze een rekening waar niemand ooit bewust ja tegen heeft gezegd.
Dezelfde bijlage, vijf keer
Dan de bijlagen. Je kent de mailketen wel: “offerte_v3_DEFINITIEF_echt.pdf”, met daaronder de reactie van een collega met dezelfde pdf, en daaronder de doorgestuurde versie met, jawel, dezelfde pdf. Eén document, vijf keer opgeslagen, en niemand weet nog welke de goede is.
Dat is geen slordigheid. Dat gebeurt vanzelf als mail de enige plek is waar bestanden heen kunnen: wie iets wil delen, heeft geen andere route dan de bijlage.
Wat als het gewoon op één plek staat?
Stel je voor dat mail, bestanden, agenda, chat en documenten in dezelfde omgeving zitten. Dan hoef je geen pdf te sturen: je deelt een link naar het bestand. Iedereen kijkt naar dezelfde versie. Een collega past iets aan in de browser en jij ziet het meteen. Geen v3, geen DEFINITIEF, geen vijf kopieën.
Zo werkt ENEM Office. Het is gebouwd op Nextcloud, open source software, met Euro-Office als office-techniek eronder voor het samen bewerken van documenten. Het draait bij ons op eigen servers. Je krijgt:
- Mail in hetzelfde overzicht als de rest van je werk
- Bestanden en agenda in één omgeving, met deellinks in plaats van bijlagen
- Chat en videovergaderen met ENEM Talk, ook met externe gasten
- Documenten samen bewerken in de browser, zonder installatie
- 1 TB opslag per gebruiker, dus je ziet die melding “bijna vol” een stuk minder vaak
Eén vaste prijs per gebruiker, en je kunt maandelijks opzeggen als het niet bevalt. Geen jaarcontract waar je aan vastzit. De actuele prijs staat op de prijzenpagina, dus je hoeft ons niet op onze mooie ogen te geloven.
De 5-minuten opschoonronde
Je hoeft niet meteen te verhuizen om iets te veranderen. Pak vandaag vijf minuten en doe dit:
- Sorteer je mailbox op grootte en kijk naar de tien zwaarste berichten. Bijna altijd zijn het bijlagen die ergens anders ook staan.
- Zet die bestanden op één plek waar je team erbij kan, en verwijder de kopieën uit de mail.
- Tel je abonnementen. Mail, opslag, bellen, delen: welke tools doen (deels) hetzelfde werk?
- Meld je af voor nieuwsbrieven die je al een jaar niet opent. Eén klik per stuk, elke dag minder ruis.
- Spreek af met je team dat je voortaan een link deelt, geen bijlage.
Al na één keer merk je verschil. En misschien vraag je je dan af waarom je zo lang met 40.212 ongelezen mails hebt geleefd.
En als je verder wilt kijken
Wie opruimt, komt vanzelf uit bij een andere vraag: waar staat mijn werk eigenlijk? ENEM Office draait op eigen servers in Amsterdam en Ede. Wij zijn een Nederlands bedrijf en doen dit al sinds 2003, als Eerste Nederlandse E-mail Maatschappij. Wil je weten waarom “opgeslagen in Europa” nog niet hetzelfde is als “in eigen hand”? Lees dan dit artikel.
Maar ook als je daar niet mee bezig bent: een werkomgeving die niet elke paar maanden om extra opslag vraagt, werkt gewoon prettiger.
Zelf proberen
Lees op de pagina over ENEM Office hoe het werkt, of vraag direct een gratis trial account aan. Dan kun je zelf voelen hoe het is om op één plek te werken.
En die 40.212 ongelezen mails? Begin gerust klein. Sorteer op grootte en gooi eerst die ene pdf weg die er vijf keer in staat.
