Het gebeurt op bijna elke werkplek, meestal zonder dat iemand erbij stilstaat. Iemand heeft een lang verslag of een contract van twintig pagina’s, wil snel weten wat erin staat en plakt de tekst in een AI-chatbot in de browser. Even later staat er een nette samenvatting. Handig. Alleen: waar is die tekst nu gebleven?
Het kopieer-plakmoment
Meestal bij een dienst van een Amerikaans bedrijf, op servers waarvan je niet weet waar ze staan, onder voorwaarden die niemand heeft gelezen. Voor een recept of een vakantieplanning maakt dat weinig uit. Voor een offerte, een personeelsdossier, een aanbesteding of de notulen van het managementoverleg ligt dat anders.
Het punt is niet dat medewerkers iets verkeerd willen doen. Ze willen gewoon sneller werken. En als de organisatie geen alternatief biedt, zoeken ze er zelf een. Verbieden helpt dan weinig: het gebruik verdwijnt niet, het wordt alleen onzichtbaar.
De AI komt naar je documenten
Het kan ook andersom. In plaats van je documenten naar de AI te sturen, haal je de AI naar de plek waar je documenten al staan. Dat is wat we in ENEM Office doen. Onze CTO Hans Melgers zei het in juni in een interview over lokale AI zo: “De AI moet naar de data komen, niet andersom.”
ENEM Office is onze Nederlandse werkomgeving op basis van Nextcloud: mail, bestanden, agenda, chat en documenten op één plek. Dat alles draait op onze eigen servers in Amsterdam en Ede, en de AI ook. Daarvoor gebruiken we GPT-OSS-120B, een open model van OpenAI. Omdat het een open model is, kunnen we het zelf draaien in plaats van een clouddienst aan te roepen. Je documenten gaan dus niet naar een Amerikaanse cloud om verwerkt te worden.
Ja, het model is ontwikkeld door een Amerikaans bedrijf. Maar het draait bij ons. Wat telt, is waar je gegevens naartoe gaan en wie erbij kan, niet in welk land de software is bedacht.
Wat je er in de praktijk mee doet
Geen toekomstvisie, gewoon werk dat elke dag langskomt. Met de Assistant, de AI-assistent in Nextcloud, kun je in ENEM Office nu al onder meer:
- Samenvatten: een lang verslag, een beleidsstuk of een mailwisseling terugbrengen tot de hoofdpunten, zodat je weet of je het helemaal moet lezen.
- Herschrijven: een stroeve tekst helderder maken, een interne notitie omzetten in een klantvriendelijke mail of een concept inkorten.
- Mails opstellen: een eerste opzet voor een antwoord, die je daarna zelf afmaakt.
- Vragen stellen over je eigen bestanden: in plaats van door mappen te zoeken, vraag je bijvoorbeeld wat er in de afspraken met een leverancier staat over de opzegtermijn.
- Tekst uit foto’s halen: een gefotografeerd document, bonnetje of handgeschreven aantekening omzetten in tekst die je kunt doorzoeken.
Met Nextcloud Hub 26 Summer komt daar meer bij. De Assistant gaat ook werken binnen Mail, Deck, Talk en Tables, en je kunt taken inplannen, zoals elke ochtend een korte briefing. Wat er verder in deze versie zit en wanneer die in jouw omgeving beschikbaar komt, lees je in ons overzicht van Hub 26 Summer.
Waarom de plek ertoe doet
Lokale AI is geen extraatje voor privacyliefhebbers. Voor veel organisaties is het de enige manier om AI in te zetten voor het werk waar het echt iets oplevert. De documenten die je het liefst laat samenvatten, zijn vaak precies de documenten die je niet buiten de deur wilt hebben: contracten, dossiers, interne stukken.
Als de AI in dezelfde omgeving draait als je bestanden, hoef je die afweging niet per document te maken. Je documenten blijven in Nederland, bij een Nederlands bedrijf. Voor gemeenten, zorgaanbieders en bedrijven die met persoonsgegevens werken, scheelt dat een hoop uitzoekwerk.
Waarom de vestiging van je leverancier minstens zo belangrijk is als de plek van de server, lees je in Opgeslagen in Europa is nog niet soeverein.
Een paar nuchtere kanttekeningen
AI is een hulpmiddel, geen collega die de eindverantwoordelijkheid draagt. Houd daarom een paar dingen in je achterhoofd:
- Controleer wat de AI oplevert. Een samenvatting kan iets missen, een herschreven tekst kan een nuance kwijtraken.
- Gebruik het voor een eerste versie, niet voor het laatste woord. Zeker bij juridische of financiële stukken.
- Maak afspraken in je team over waar je het wel en niet voor gebruikt. Dat is een stuk makkelijker als het hulpmiddel in je eigen werkomgeving zit, in plaats van verspreid over losse apps die iedereen zelf heeft gekozen.
Zelf proberen
Benieuwd hoe dit werkt met je eigen documenten? Lees op de pagina over ENEM Office hoe onze werkomgeving in elkaar zit, of vraag een gratis trial account aan. Vragen over de AI-functies of over wat er in jouw omgeving mogelijk is? Mail ons via [email protected].
Dan kan dat verslag van twintig pagina’s gewoon blijven waar het staat.
