Een offerte naar een klant. Een personeelsdossier naar de accountant. Een contract naar de advocaat. Het gebeurt elke week, in vrijwel elke organisatie. En vaak gaat het via een open link.
Waarom een open link zo aantrekkelijk is
Een open link is snel gemaakt. Je plakt hem in een mail, de ontvanger klikt, klaar. Niemand hoeft een account aan te maken en niemand hoeft iets te onthouden.
Dat is ook meteen het probleem. Wie de link heeft, heeft het bestand. De link werkt over een half jaar nog steeds, bij iedereen die hem doorgestuurd kreeg. Je weet niet wie hem inmiddels heeft, en je hebt hem zelf allang vergeten.
Open link of regie
“We hebben het doorgestuurd” is geen werkproces. Bij een offerte is dat misschien nog te overzien. Bij een personeelsdossier of een contract wil je meer grip. Dat is geen extra zorgvuldigheid, het is gewoon de basis. In onze blog over bestanden delen AVG proof staat waarom: de AVG vraagt om aantoonbare beheersing, en een link die nooit verloopt is dat niet.
Regie komt neer op vier afspraken per gedeeld bestand of map:
- Een wachtwoord op de link. Alleen wie het wachtwoord kent, kan het bestand openen.
- Een vervaldatum. Toegang stopt vanzelf, ook als niemand er meer aan denkt.
- Alleen lezen als downloaden niet nodig is. Een klant die een offerte moet bekijken, hoeft geen kopie mee te nemen.
- Toegang intrekken zodra het klaar is. Is het dossier besproken of het contract getekend, dan sluit je de deur weer.
Hoe dat in ENEM Office werkt
In ENEM Office stel je dit per gedeeld bestand of per map in. Je kiest zelf per situatie hoe strikt het moet zijn. Een offerte vraagt iets anders dan een personeelsdossier.
De bestanden staan op onze eigen servers in Amsterdam en Ede, onder Nederlands recht. Zo weet je niet alleen hoe je bestanden deelt, maar ook waar ze staan.
Maak de veilige route de makkelijke route
Het belangrijkste staat niet in een instelling. Een veilige manier van delen die omslachtig is, wordt omzeild. Medewerkers wijken dan uit naar privé-oplossingen. Zo ben je de grip alsnog kwijt.
Een paar vuistregels:
- Maak van wachtwoord en vervaldatum de gewoonte, niet de uitzondering.
- Spreek af wat je met wie deelt, en met welke instellingen.
- Kijk af en toe welke links nog openstaan en trek ze in als ze niet meer nodig zijn.
Wie het veilige pad even snel maakt als de open link, hoeft er niemand van te overtuigen.
Zelf bekijken
Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt? Probeer ENEM Office gratis en stel een gedeelde map in zoals hierboven beschreven.
