Een collega vertrekt. Er is een afscheidsborrel, de laptop gaat terug naar de IT-kast en de toegangspas wordt ingeleverd bij de receptie. Alles netjes afgerond. Behalve het account. Dat blijft vaak gewoon staan.
Wat er achterblijft
Spullen die je kunt vastpakken, worden bij vertrek bijna altijd ingeleverd. Daar is een lijstje voor en iemand die erop let. Met wat je niet kunt vastpakken gaat het anders.
De mailbox ontvangt nog steeds mail. De gedeelde mappen staan nog open. En de links die de collega ooit naar klanten, leveranciers of de accountant stuurde, blijven werken. Regelmatig nog weken, soms maanden.
Geen kwade wil, wel een gat
Meestal zit er geen kwade wil achter. Niemand heeft het op zijn lijstje staan. De leidinggevende denkt dat IT het regelt, IT wacht op een seintje van HR, en HR is bezig met de eindafrekening.
Toch zit juist in dat account alles wat de AVG je vraagt te beschermen: klantgegevens, offertes, personeelsdossiers. Een account dat blijft werken na vertrek is een deur die je niet meer in de gaten houdt. Dat het waarschijnlijk goed gaat, is geen beheersing.
Een checklist voor de laatste werkdag
Offboarding hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het gaat om vier vaste stappen.
- Zet het account uit op de dag van vertrek, niet “binnenkort”. Binnenkort wordt al snel volgende maand. Spreek vooraf een datum af, het liefst de laatste werkdag zelf, en zorg dat iemand verantwoordelijk is om het dan ook echt te doen.
- Draag bestanden en gedeelde mappen over aan een collega. Werk dat nog loopt, moet ergens heen. Bepaal wie de lopende dossiers overneemt voordat het account dichtgaat, zodat er niets verloren gaat en niemand later in een afgesloten account hoeft te zoeken.
- Trek openstaande externe links in. Links naar buiten zijn het makkelijkst te vergeten, omdat je ze niet ziet. Loop na wat de vertrekkende collega met externe partijen heeft gedeeld en sluit wat niet meer nodig is. In onze blog Een open link is geen werkproces lees je meer over regie bij extern delen.
- Spreek af wat er met de mailbox gebeurt en hoe lang. Klanten blijven soms nog een tijd mailen naar het oude adres. Leg vast of berichten worden doorgestuurd of beantwoord met een automatisch bericht, wie ze leest en wanneer de mailbox definitief wordt opgeruimd.
Maak het onderdeel van het vertrekproces
Het belangrijkste staat niet in de checklist zelf. Het gaat erom dat deze stappen vast in het vertrekproces staan, net als het inleveren van de laptop. Dan hangt het niet af van wie er toevallig aan denkt.
Zet de vier stappen op hetzelfde formulier als de laptop en de pas. Wijs per stap iemand aan. En vink ze af op de laatste werkdag, niet een week later.
Hoe dat in ENEM Office werkt
In ENEM Office regel je dit op één plek, voor mail, bestanden en agenda. Je hoeft dus niet langs losse systemen om een vertrek af te ronden.
Alles staat op onze eigen servers in Amsterdam en Ede. Zo weet je ook waar je gegevens staan.
Zelf bekijken
Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt? Probeer ENEM Office gratis en kijk hoe je mail, bestanden en agenda op één plek beheert.
